В очередной раз попалась на глаза книга Дэвид Аллена «Как привести дела в порядок». К чему бы это? А к тому, что все приходит и делается в нужное время.
У меня порядок в делах как-то незаметно начал нарушаться. Поэтому появилась в поле зрения эта книга. И сегодня беру для себя и дарю вам 5 шагов к порядку в работе и в жизни по Дэвиду Аллену.
Давайте разберемся, что такое систематизация внутри дела и насколько она важна для деловых людей.
Для этого можно привести много примеров из жизни. И вот один из них. Дел накопилось очень много. Вы не успеваете с ними справиться.
Возможно, этот пример точно описывает чей-то обычный рабочий день. Когда пытаемся объять необъятное. А в результате срочных дел накапливается все больше и больше.
Узнали в в этом описании себя?
Давайте приведем дела в порядок по методике, которую предложил в своей книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
В этой статье — несколько хитростей из нее. Это инструкция для тех, кто хочет выйти из ситуации хаоса в делах и в жизни без потерь и не загубить свой бизнес.
Что же такого нужно сделать, чтобы справиться с ситуацией? Что поможет быть более продуктивным и организовать выполнение поставленных дел на должном уровне.
Итак, пошаговый план рекомендаций от Дэвида Аллена
Шаг 1. Правильно организовать рабочее место
Сделайте так, чтобы все самое важное для работы было у вас всегда на виду.
Если вы работаете оффлайн, для наведения порядка в делах вам понадобятся:
- лотки для хранения документов
- папки
- листы чистой бумаги
- блокнот
- самоклеящиеся стикеры
- ручки или карандаши.
Предметы этого списка должны так располагаться на вашем рабочем столе, чтобы в любой момент могли определить их местонахождение без труда.
Если ваша работа организована онлайн, то все это вам тоже нужно. Но еще дополнительно нужно привести в порядок рабочий стол на компьютере.
Шаг 2. «Освободить» голову”
Что это значит?
Это значит, сосредоточиться на одной задаче, которую вы теперь выполняете.
Почему нам бывает это сложно сделать? Хоть мы 100% понимаем, что это необходимо.
Да, в нашей голове постоянно хранится множество дел и задач. В результате голова рискует превратиться в беспорядочную свалку дел и задач, где очень долго нужно искать то, что необходимо срочно, прямо сейчас.
Вы начинаете делать одно дело и тут же вспоминаете, что нужно полить цветы, позвонить дочери, ответить клиенту. Да еще и прогуляться в магазин…
Да, такое ведение дел не продуктивно. А все потому, что мы хотим делать все дела одновременно. И это — путь в никуда.
Какую инструкцию на этот счет дает Дэвид Аллен в книге » Как привести дела в порядок»?
А выглядит она примерно так.
Нужно вспомнить все задачи — срочные и не очень. Те, что отложены, к примеру, месяц назад, и те, которые образовались вчера и сегодня.
Далее нужно записать каждое дело на отдельный листок или в отдельный файл на компьютере.
Не трагедия, если вспомнились не все дела. Через какой-то промежуток времени точно возникнут дела, о которых вы забыли. Тогда запишем и их, дополним список.
Шаг 3. Распределить задачи
Итак, у вас есть очень много дел, записанных на отдельных листах.
Берем каждый лист по отдельности и думаем, как мы должны с этим делом поступить и в какой очередности.
Если дело несложное и требует для выполнения совсем мало времени, то делаем это прямо сейчас. Откладывая такие мелкие быстро выполнимые дела на потом, мы попросту воруем у себя время.
Если дело не очень сложное, но требует больше времени, чем предыдущее, то можно разбить его на несколько шагов. И если первый шаг к выполнению этого дела не занимает много времени, то нужно выполнить его, не откладывая.
Когда выполните, сделайте пометку о следующем шаге, когда вы планируете его выполнить, и отложите его в специальную папку под названием «Проекты начатые».
Тут вы будете собирать проекты, которые необходимо выполнять по шагам, и они важные, но не особо срочные.
К примеру, вам нужно подготовить презентацию для вебинара и определиться с датой мероприятия. Первым шагом определите дату события и сделайте соответствующие пометки в календаре. А на втором шаге подумайте о том, какая информация нужна для подготовки, и кому поручить ее собрать.
Даже если вы все делаете сами и считаете, что никто вас заменить не может, всегда найдется хотя бы несколько дел , которые не требуют вашего личного исполнения. Смело поручите их выполнение другим людям и определите сроки исполнения. Обязательно запишите, что кому поручено, и сделайте заметки в календаре о сроках проверки исполнения.
Думаю, что в ваших списках найдутся дела, которые уже утратили свою актуальность. Избавляйтесь от них с легкостью, смело выбрасывайте в мусорную корзину.
Шаг 4. Здесь нужно определиться, как вы будете хранить свои дела
Дэвид Аллен предлагает использование с этой целью лотки для бумаг, которые с успехом сейчас используются во всех офисах. Их количество зависит от ваших потребностей.
Также с этой целью могут использоваться папки. Вам решать, что для вас удобнее.
Если для работы вам нужен только компьютер и блокнот, то большого количества бумаг у вас нет. Тогда вам однозначно подойдет вариант про папки. Но это будут папки на компьютере.
Допустим, вы выбрали систематизацию с помощью папок.
В одну из них вы складываете свежие, вновь образовавшиеся дела.
Во вторую складываете дела, которые выполняются пошагово и требуют периодического возвращения к их решению.
В третьей папке — срочные дела, которые нельзя откладывать на потом.
Еще может пригодиться папка «Для идей», которыми вы планируете заняться в будущем.
Удобно в отдельные папки сложить все бумаги или файлы, которые относятся к отдельному делу в вашем списке.
Также достаточно удобно вести списки дел в блокноте.
Даже если ваша работа ведется и не онлайн, электронных помощников никто не отменял. Использовать бумажные носители для систематизация дел совсем не обязательно. Можно выполнять все в электронном виде в компьютере или телефоне с помощью приложений.
Шаг 5. Очень важным моментом является поддержание этой системы в порядке
Для этого нужно хотя бы раз в несколько дней пересматривать папки с делами, определяя первостепенность и важность выполнения.
На наведение порядка в ваших делах вы потратите всего пару-тройку дней. А может быть, что и за пару часов управитесь.
Но, поверьте, что это сильно облегчит работу в дальнейшем. Если начать и потратить некоторое время на формирование привычки, то вам понравится вести дела по этой системе, потому что все будет ясно и четко распределено.
Вы спросите, с чего же нужно начинать работу по выполнению поставленных задач? Всегда в первую очередь нужно определять цель данной задачи.
Определите, для чего вам это нужно и какую выгоду вы будете от этого иметь.
У вас есть конкретная цель?
Наступило время мозгового штурма. Нужно самому или с участием команды, если она есть, определить стратегию достижения цели.
Далее определитесь с тактикой. Определите первый шаг в решении вопроса, второй, третий и так далее. Сделайте пометки в календаре, чтобы ничего не забыть.
Как определить первоочередность задачи?
Дэвид Аллен предлагает в такой ситуации руководствоваться 4 критериями:
Первый — общий смысл решения задачи или ее контекст. Определитесь,чем вы располагаете для ее решения в данный момент и где вы находитесь. Если вы находитесь возле компьютера и располагаете необходимой информацией, то займитесь выполнением поставленной задачи.
Второй критерий — это запас времени, которое вы можете выделить на выполнение задачи. Если времени мало, то не стоит приниматься за решение глобальных вопросов. Выберите из своего списка сначала более мелкие дела, на которые не нужно много времени.
Третий важный критерий — запас энергии, который у вас присутствует на момент выполнения задачи. Если энергия есть, можно приниматься за важные дела. Если ее нет, то лучше отдохните и наберитесь сил, а потом приступайте к выполнению.
Кстати, не планируйте, важных встреч, переговоров, консультаций, продающих вебинаров, если чувствуете недостаточный уровень энергии. Уставший, обессиленный человек не сможет донести нужные смыслы до собеседников. Причем, не важно, речь идет о личной встрече оффлайн или об онлайн-мероприятии.
Четвертый критерий — приоритетность дел.
Это важнейший критерий. Все успеть и сделать невозможно. Значит, надо сделать только самые важные дела. А остальные — отложить или вообще отбросить, не делать совсем.
Определите, какие дела для вас являются наиболее важными, и беритесь за их выполнение в первую очередь
Наша беседа о том, как привести дела в порядок, на сегодня подошла к концу. Надеемся что эти 5 шагов к порядку в работе и в жизни по книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» поднимут вас хотя бы на несколько ступенек выше, чем вы стояли до прочтения этой статьи.
Не можете справиться сами, пробовали, но запутались, нужна помощь?
Приходите на Курс-практикум по оптимизации рабочего и личного времени «Время+«.
Для чего он вам?
Чтобы найти “дыры», куда утекает ваше время. И освободить дополнительно 2-6 часов в сутки лично на себя и на семью без снижения продуктивности в работе и без снижения доходов
Это курс для опытных тружеников онлайна, которые с головой ушли в работу и света белого не видят, забывая об отдыхе, о себе и своей семье.
А также для новичков, только осваивающих удаленку или онлайн-школу — чтобы не допускать ошибок закопавшихся в рутине фрилансеров и экспертов
Гарантирую, что в этом небольшом практикуме вы сделаете кучу открытий о самих себя. Придет куча инсайдов. Проанализировав и осознав вашу точку отсчета и применив простые техники, которые мы рекомендуем, вы однозначно сразу же станете эффективнее.
Время — это суперценный и невосполнимый ресурс. Но, к сожалению, мы зачастую поздно начинаем понимать его ценность и задумываемся о его рациональном использовании
Берегите время жизни — оно не возвращается!
Узнать подробнее и получить доступ к курсу-практикуму
Никаких жертв в виде своего отдыха, здоровья и времени общения с близкими ради дел!
С уважением и пожеланием порядка в работе и в жизни, Мария Царенок
