Управление своим рабочим временем. Как навести порядок в делах
Здравствуйте! Про управление своим рабочим временем, про то, как навести порядок в делах, задумываются не все. И если для вас управление своим рабочим временем — актуальная задача, то могу предположить, что у вас свой бизнес или, как минимум, удаленная работа.
Офисным сотрудникам про управление своим рабочим временем думать незачем. Потому что за них все запланируют, распишут по минутам. А термин “навести порядок в делах” означает, в лучшем случае, — сложить красиво бумаги стопочками на рабочем столе и выбросить мусор из ящиков этого же стола.
Но вот мы начинаем то, что обычно называют “работа на себя”, или создаем свой бизнес-проект. В результате ценность времени резко растет.
Вот, кажется, парадокс. На наемной работе, где платят “за часы”, ценность времени ниже, чем в своем проекте, где финансовый результат никак не определяется тем, сколько времени вы провели за работой. И здесь появляется мотив оптимизировать рабочее время, навести порядок в делах.
Эта статья будет полезна, в принципе, всем, кого интересует управление своим рабочим временем. Но пишется она, в первую очередь, для тех, кто работает удаленно или строит свой онлайн-бизнес, которым 24-х часов в сутках уже не хватает. То есть, для онлайн-предпринимателей и фрилансеров.
Это очередная статья на эту тему на моем блоге. Первая из них — про профессии, с которыми можно выйти на фриланс. Вторая — про то, как организовать рабочий день и успевать больше начинающему фрилансеру.
Я тоже отношусь к этой категории. Точнее, к обеим категориям — и к онлайн-предпринимателям, и к фрилансерам.
Ежедневно, просыпаясь утром, мы думаем “с чего начать свой день, как ничего не забыть, как сделать побольше дел”. В помощь — тайм-менеджмент. Наука о том, как все успевать.
Эта наука появилась еще в 19 веке. Первоначально решала задачи повышения продуктивности в производстве.
Сегодня принципы тайм-менеджмента вышли за границы чисто деловой сферы. Тайм-менеджмент прочно вошел в нашу жизнь и активно помогает ей. Даже если мы даже не знаем толком значение термина “тайм-менеджмент”.
Ведь, в современном мире самой большой ценностью в жизни людей обладает время. Время стоит дороже денег. Потому что деньги можно восполнить, если потерял. Время — нельзя.
Появляются и набирают популярность различные системы тайм-менеджмента. Они позволяют абсолютно каждому человеку овладеть навыками планирования своего времени и повысить личную эффективность.
Работая много лет в офисе, многие мечтают уйти в “свободное плавание” — в удаленную работу, или фриланс. Которая в дальнейшем может перерасти в полноценный бизнес. Или уходят из офиса сразу строить бизнес.
Проблемы при этом возникают очень сходные.
Это действительно здорово, когда над тобой не стоит грозный начальник. Ты далек от неприятных совещаний, сплетен и интриг коллег.
Но появляется другая проблема — работа и личное смешиваются.
Мы постоянно держим в руках свой мини-офис — телефон. Нам в любую минуту может позвонить работодатель или заказчик.
Мы отдыхаем вместе с ноутбуком на пляже. То есть, не умеем распоряжаться своим досугом. Кто бы подумал, что рекламная картинка фрилансера с ноутбуком на пляже — это про неправильную организацию своего рабочего времени!
Часы работы при работе на себя не регламентированы. У нас ненормированный рабочий день, неупорядоченный сон. Часто снижается физическая активность.
Мы прокрастинируем. Ведь нет грозных начальников, совещаний и не перед кем отчитываться.
Придя во фриланс, я столкнулась с тем, что смешалось всё — “кони, люди”. Личная жизнь тесно переплелась с работой. И наоборот.
Внуки играют рядом со мной, когда я работаю. Клиент готов общаться именно в тот момент, когда я готовлю блины. Появляется неотложная работа, когда я запланировала отдых. И т.д.
Потом 24 часов сутках уже перестает хватать. Причем, каждая наша минута начинает расти в стоимости. А потерянные минуты и часы дают прямые убытки.
Тогда начинаешь понимать, что дальше так продолжаться не может. И необходимо что-то менять. Нужно организовать свою жизнь так, чтобы не было постоянного цейтнота и стресса.
Я тоже, когда дошла до жизни такой, погрузилась в изучение тайм-менеджмента. Методы, методики, техники, инструменты — голова шла кругом:
- Что работает эффективнее всего?
- А что экономит мое время?
- И что мне подойдет, а что — нет?
Ответ пришел тогда, когда я поняла — универсальной системы нет. Есть то, что приживается в моей жизни в силу моих привычек, образа жизни, места проживания, интересов и т.д.
Теперь все инструменты тайм-менеджмента я рассматриваю так:
- Близко ли это мне?
- Как это поможет мне?
- Какие процессы облегчит/изменит?
- К чему приведет?
Когда я чувствую внутренний отклик, я обязательно тестирую этот инструмент или методику.
Еще раз повторюсь — для фрилансеров и онлайн-предпринимателей тайм-менеджмент особо важен. Он помогает найти баланс между личным и бизнесом, сделать свою жизнь более осознанной и спокойной. А также учит прислушиваться к себе, своим желаниям и жить в гармонии с ними.
Сегодняшняя статья посвящена моему ТОП-3 систем тайм-менеджмента. Их элементы я использую в своей жизни, в управлении своим рабочим временем. Они помогают мне успешно балансировать между работой фрилансера и личной жизнью.
Система Девида Аллена
Самой популярной системой тайм-менеджмента является система Девида Аллена GTD — Getting Things Done/Привести дела в порядок. Дословный перевод — “доведение дел до завершения”. Эта система изложена в одноименной книге.
Суть ее состоит в том, что “самый тупой карандаш лучше самой острой памяти”. Свой мозг необходимо освобождать от всей информации, перенося ее во “входящие списки”. В список заносится все: от звонка другу до организации нового бизнес-проекта.
Затем всю входящую информацию необходимо обработать. Определить суть дела/вопроса и запланировать действия, необходимые для его выполнения:
- Сделать.
- Делегировать.
- Отложить на потом.
- Выбросить в “Корзину”.
При этом, необходимо сконцентрироваться на одном деле/вопросе, чтобы внимательно разобраться с ним.
Конечно же, необходимо помнить о результатах. Поэтому контролируем все производимые необходимые действия, чтобы помнить о конкретных целях.
Эта система научила меня простому и очень полезному правилу “Правилу двух минут”. Если действие занимает 2 минуты — сделайте его не откладывая.
Длительность “две минуты” условна. На выполнение этого правила можно отвести и 5-10-15 минут. Его цель заключается в том, чтобы не держать в голове мелкие задачи. Часто сюда можно отнести телефонные звонки с поздравлениями или записями на прием к специалистам.
Система Стивена Кови
Еще одна система тайм-менеджмента — Матрица Стивена Кови (второе название — Матрица Эйзенхауэра).
Суть системы состоит в том, чтобы все дела разделять по важности и срочности:
- Важные и Срочные.
Требуют срочного решения. - Важные и Несрочные.
Стратегические задачи, которые нужно и важно делать, но не обязательно именно сегодня, это работа на результат. - Неважные и Срочные.
Дела, которые можно с легкостью делегировать или отложить. Часто к ним относятся просьбы знакомых или коллег, на которые нам сложно ответить “нет”. - Неважные и Несрочные.
“Развлекательно-увлекательные” дела. Обычно мы устремляем свое внимание к ним, чтобы попрокрастинировать.
Когда вы выстраиваете свою жизнь согласно Матрицы Кови, то около 60-70% всех ваших дел находятся в квадранте «Важные и Несрочные». Вы решаете стратегические вопросы и удовлетворены результатами своей работы
Подойдет эта система для тех, кто и так по жизни достаточно дисциплинирован и хочет научиться избегать цейтнотов.
Система Глеба Архангельского
Принцип системы Глеба Архагельского базируется на формировании привычек:
- “Съесть лягушку по утрам”. Под “лягушкой” понимается неприятное дело, выполнив которое, вы освобождаете свой день от неприятных эмоций, которые сопровождают неприятные дела.
- “Резать слона на бифштексы” (или съесть слона по кусочкам). “Слон” — это большое/глобальное дело, которое нельзя выполнить за один раз. Чтобы это сделать, его необходимо разделить на более мелкие задачи.
- Концентрирование на результате. Выбирается 1-2 дела на ближайшую неделю (или месяц, в зависимости от объема) и все усилия направляются на его решение.
Систем, с помощью которых можно вести управление своим рабочим временем, достаточно много. Важно понимать, что все популярные системы тайм-менеджмента созданы, так сказать, под их создателя. То есть, под определенный психотип людей. Значит, в целостном виде подойдут далеко не всем.
Поэтому, выбирая систему тайм-менеджмента для себя, понимайте, что универсальная система тайм-менеджмента отсутствует.
Независимо от психотипов, все системы тайм-менеджмента нацелены на уменьшение стресса и увеличение осознанности в действиях. То есть, в каждой из них вы можете найти инструменты, помогающие решить именно ваши задачи.
Пробуйте все системы и инструменты планирования рабочего времени, которые знаете. Но останавливайтесь и практикуйте те из них, которые наиболее соответствуют вам, вашему психотипу.
Или комбинируйте системы, подстраивайте их под себя, подбирайте наиболее эффективные именно для вас инструменты.
Почему начинаешь заниматься чем-то? Потому что это становится актуальным.
А решив задачу, хочется и вполне логично поделиться способом решения с окружающими, которые столкнулись с подобными задачами.
Я уже прошла путь к эффективной и прибыльной работе онлайн. Поэтому делюсь с вами своим опытом.
Сегодня приглашаю вас поучаствовать в курсе по управлению временем и увеличению продуктивности в работе для онлайн-предпринимателя и фрилансера. Это 2-месячная программа «АнтиХаос Онлайн — Как управлять временем, если работаешь онлайн». Разработана специально для тех, кто работает в интернете.
Это новая комплексная программа, закрывающая все задачи, перечисленные выше.
Разработана в соавторстве двумя фрилансерами-практиками специально для фрилансеров-практиков.
Одна из этих фрилансеров-практиков я. Другая — эксперт по тайм-менеджменту Валентина Завидова.
Подробности об авторах и самой программе здесь.
Если вам близко знакома хоть одна из описанных в этой статье проблем, то обязательно присоединяйтесь к нам на курсе «АнтиХаос Онлайн».
«АнтиХаос Онлайн» — это чистая практика. Ни одного лишнего действия!
Первый блок программы называется “Анализ”. Потому что это самое важное на начальном этапе — ответить на все “почему”, перечисленные выше. Понять, что вы делаете не так, что так мало успеваете.
Первую неделю курса пройдите бесплатно, чтобы понять, эффективно ли это для вас, подходит ли вам, помогает ли вам навести порядок в делах.
Уже на первой бесплатной неделе вы проработаете самые важные элементы вашего графика (например, сон). Поймете, почему не хватает времени ни на работу, ни на личную жизнь. И спланируете, как распределить свое время максимально эффективно.
Уже к концу этой первой недели получите ощутимые результаты, станете работать эффективнее.
Подробно здесь программу не расписываю. Создана специальная страничка с подробным описанием. Если актуально, переходите, читайте и приходите в программу.
Узнать подробнее и пройти «Анализ» бесплатно
Про управление своим рабочим временем, про то, как навести порядок в делах, вам рассказала успешный фрилансер со стажем, интернет-маркетолог, специалист по созданию и продвижению онлайн-школ Мария Царенок
